Personvernerklæring

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Multi Coating AS samler inn, bruker, lagrer og beskytter personopplysninger når du besøker nettsiden vår, kjøper produkter, kontakter oss eller på annen måte er i kontakt med virksomheten.

Multi Coating AS behandler personopplysninger i samsvar med personvernforordningen (GDPR), personopplysningsloven og annen relevant personvernlovgivning.

1. Behandlingsansvarlig

Behandlingsansvarlig for personopplysningene er:

Multi Coating AS
Organisasjonsnummer: 934 936 140
Adresse: Hagatjernveien 5, 3050 Mjøndalen
Telefon: 913 09 374
E-post: contact@multicoating.no
Nettsted: multicoating.no

Spørsmål om denne personvernerklæringen eller vår behandling av personopplysninger kan sendes til contact@multicoating.no.

2. Personopplysninger vi samler inn

Hvilke personopplysninger vi samler inn, avhenger av hvordan du er i kontakt med oss.

Vi kan samle inn følgende kategorier av opplysninger:

Kontaktopplysninger

• navn
• faktura- og leveringsadresse
• e-postadresse
• telefonnummer
• firmanavn og organisasjonsnummer
• stilling eller rolle når dette er relevant

Bestillings- og kundeopplysninger

• bestilte produkter
• ordrenummer
• kjøpsdato
• leveringsmåte
• betalingsstatus
• ordrehistorikk
• fakturaer, kreditnotaer og regnskapsopplysninger
• kommunikasjon knyttet til bestillingen

Betalingsopplysninger

Betalinger kan behandles av en ekstern betalingsleverandør. Multi Coating vil normalt ikke motta eller lagre fullstendige kortopplysninger.

Vi kan motta opplysninger som:

• betalingsmåte
• betalingsstatus
• transaksjonsreferanse
• innbetalt beløp
• dato og tidspunkt for betalingen

Betalingsleverandøren behandler betalingsopplysninger i samsvar med sin egen personvernerklæring.

Kundeservice- og reklamasjonsopplysninger

Når du kontakter oss eller sender inn en reklamasjon, kan vi samle inn:

• navn og kontaktopplysninger
• innholdet i henvendelsen
• ordre- og produktopplysninger
• bilder og videoer
• produktets batch- eller produksjonsnummer
• informasjon om underlaget og påføringen
• datoer, temperatur, vær- og lagringsforhold
• dokumentasjon knyttet til bruk eller påføring av produktet
• korrespondanse og andre relevante vedlegg

Bilder som sendes inn i forbindelse med en reklamasjon, kan inneholde personopplysninger eller informasjon om en eiendom eller lokasjon. Unngå å inkludere personer eller uvedkommende privat informasjon med mindre dette er nødvendig for behandlingen av reklamasjonen.

Tekniske opplysninger og informasjon om bruk av nettsiden

Når du besøker nettsiden vår, kan vi samle inn tekniske opplysninger som:

• IP-adresse
• nettlesertype og versjon
• enhetstype
• operativsystem
• språkinnstillinger
• besøkte sider
• tidspunkt og varighet for besøket
• hvilken side du kom fra
• hvordan du bruker nettsiden
• informasjonskapsel-ID-er og lignende tekniske identifikatorer

Noen av disse opplysningene samles inn ved hjelp av informasjonskapsler eller tilsvarende teknologier.

Markedsføringsopplysninger

Dersom du melder deg på et nyhetsbrev eller samtykker til markedsføring, kan vi samle inn:

• navn
• e-postadresse
• telefonnummer når dette er relevant
• markedsføringspreferanser
• informasjon om samtykket ditt
• opplysninger om hvorvidt du åpner eller samhandler med kommunikasjonen vår

3. Hvordan vi samler inn personopplysninger

Vi kan samle inn personopplysninger:

• direkte fra deg
• når du gjennomfører en bestilling
• når du kontakter oss via e-post, telefon eller kontaktskjema
• når du sender inn en reklamasjon
• når du melder deg på markedsføring
• når du besøker eller bruker nettsiden
• fra betalings-, leverings- og logistikkleverandører
• fra offentlig tilgjengelige foretaksregistre
• fra samarbeidspartnere eller distributører når dette er nødvendig for å levere en bestilling eller besvare en henvendelse

4. Hvorfor vi behandler personopplysninger

Behandling av bestillinger og levering av produkter

Vi behandler personopplysninger for å:

• registrere og bekrefte bestillinger
• motta og kontrollere betaling
• pakke og levere produkter
• kommunisere om bestillingen
• utstede fakturaer og kvitteringer
• håndtere returer, avbestillinger og tilbakebetalinger

Behandlingsgrunnlaget er at behandlingen er nødvendig for å inngå eller oppfylle en avtale med deg.

Kundeservice og henvendelser

Vi behandler personopplysninger for å besvare spørsmål, gi produktinformasjon og hjelpe kundene våre.

Behandlingsgrunnlaget kan være oppfyllelse av en avtale eller vår berettigede interesse i å tilby god kundeservice og drive virksomheten på en effektiv måte.

Reklamasjoner og produktdokumentasjon

Vi behandler personopplysninger, bilder, dokumentasjon av påføring og annen informasjon for å:

• vurdere reklamasjoner
• undersøke mulige produktfeil
• vurdere om produktet er påført riktig
• identifisere produktets batch
• gi teknisk bistand
• fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav
• forbedre produktkvalitet og bruksanvisninger

Behandlingsgrunnlaget kan være oppfyllelse av en avtale, overholdelse av en rettslig forpliktelse eller vår berettigede interesse i å håndtere reklamasjoner, opprettholde produktkvalitet og beskytte våre rettslige interesser.

Regnskap og rettslige forpliktelser

Vi behandler og oppbevarer fakturaer, transaksjonsopplysninger og annen dokumentasjon når dette er nødvendig etter regnskaps-, skatte-, produktsikkerhets- eller annen lovgivning.

Behandlingsgrunnlaget er at behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse.

Drift og sikkerhet på nettsiden

Vi behandler tekniske opplysninger for å:

• drifte og vedlikeholde nettsiden
• forhindre misbruk, svindel og sikkerhetshendelser
• oppdage og rette tekniske problemer
• forbedre nettsidens ytelse
• beskytte systemene, kundene og virksomheten vår

Behandlingsgrunnlaget er vår berettigede interesse i å ha en sikker og fungerende nettside.

Driftsloggene fra nettsiden lagres hos Cloudflare, Inc., som drifter nettsiden for oss. Loggene inneholder IP-adressen din, hvilket land forespørselen kom fra, og tekniske opplysninger om nettleseren og forespørselen. De brukes utelukkende til å oppdage og rette feil, og ikke til å følge enkeltbesøkende.

For å hindre automatisk utfylling av skjemaene på nettsiden bruker vi Cloudflare Turnstile. Tjenesten vurderer om en innsending kommer fra et menneske, og behandler i den forbindelse IP-adressen din og tekniske opplysninger om nettleseren. Turnstile setter ingen informasjonskapsler, og opplysningene brukes ikke til markedsføring eller sporing på tvers av nettsteder. Leverandøren er Cloudflare, Inc.

For å oppdage misbruk av domenenavnet vårt i e-post bruker vi Postmark, som mottar tekniske leveringsrapporter fra mottakende e-posttjenester. Rapportene inneholder IP-adresser til avsenderservere, antall meldinger og resultatet av tekniske kontroller — ikke innholdet i e-poster, og ikke opplysninger om mottakere eller kunder. Rapportene oppbevares i sju dager.

Analyse av nettsiden

Når loven krever det, bruker vi analyseverktøy og tilhørende informasjonskapsler bare etter at du har gitt samtykke.

Analyseopplysninger kan brukes for å forstå hvordan besøkende bruker nettsiden og for å forbedre innholdet, strukturen og funksjonaliteten.

Du kan trekke tilbake eller endre samtykket ditt gjennom nettsidens innstillinger for informasjonskapsler.

Markedsføring

Vi kan sende deg markedsføring når:

• du har gitt samtykke
• markedsføring er tillatt på grunnlag av et eksisterende kundeforhold
• et annet gyldig behandlingsgrunnlag foreligger

Du kan når som helst avslutte abonnementet ved å bruke avmeldingslenken i kommunikasjonen eller kontakte oss på contact@multicoating.no.

Tilbaketrekking av samtykke påvirker ikke lovligheten av behandling som ble gjennomført før samtykket ble trukket tilbake.

5. Behandlingsgrunnlag

Avhengig av situasjonen behandler Multi Coating personopplysninger på ett eller flere av følgende grunnlag:

• ditt samtykke
• at behandlingen er nødvendig for å inngå eller oppfylle en avtale
• at behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse
• våre berettigede interesser, så lenge disse ikke veier tyngre enn dine grunnleggende rettigheter og friheter
• at behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav

Når behandlingen er basert på samtykke, kan du når som helst trekke samtykket tilbake.

Når behandlingen er basert på berettigede interesser, kan du kontakte oss for å få mer informasjon om interesseavveiningen.

6. Informasjonskapsler og lignende teknologier

Nettsiden bruker i dag ingen informasjonskapsler, og det samles ikke inn analysedata. Avsnittene nedenfor beskriver hvilke typer informasjonskapsler vi vil kunne ta i bruk senere, og hvordan samtykke i så fall innhentes.

Spamfilteret på skjemaene, Cloudflare Turnstile, setter heller ingen informasjonskapsler. Se punkt 4 for hvilke opplysninger tjenesten behandler.

Informasjonskapsler er små tekstfiler som lagres på enheten din når du besøker en nettside. De kan brukes til å sikre at nettsiden fungerer riktig, huske innstillinger, analysere trafikk eller vise relevant markedsføring.

Vi kan bruke følgende typer informasjonskapsler:

Nødvendige informasjonskapsler

Disse er nødvendige for grunnleggende funksjoner som handlekurv, betaling, sikkerhet og lagring av personverninnstillinger.

Nødvendige informasjonskapsler kan brukes uten samtykke når dette er tillatt etter loven.

Preferanseinformasjonskapsler

Disse husker valg som språk, region eller andre innstillinger på nettsiden.

Analyseinformasjonskapsler

Disse hjelper oss med å forstå hvordan besøkende bruker nettsiden, hvilke sider som besøkes og hvordan nettsiden fungerer.

Analyseinformasjonskapsler brukes bare når det foreligger et gyldig behandlingsgrunnlag, og samtykke er innhentet når dette er nødvendig.

Informasjonskapsler for markedsføring

Slike informasjonskapsler kan brukes til å måle kampanjer, tilpasse annonser eller følge aktivitet på tvers av nettsteder.

Disse brukes bare med ditt samtykke når loven krever det.

Du kan godta, avvise eller endre valgene dine gjennom nettsidens informasjonskapselbanner eller innstillinger.

Informasjon om hvilke informasjonskapsler som brukes, leverandørene, formålene og lagringstiden bør fremgå av innstillingene eller en separat erklæring om informasjonskapsler.

7. Hvem vi deler personopplysninger med

Vi kan dele personopplysninger med leverandører som hjelper oss med driften av virksomheten, blant annet:

• leverandører av nettside og nettbutikk
• leverandører av hosting og IT-tjenester
• betalingsleverandører
• banker og finansinstitusjoner
• leverandører av regnskaps- og fakturatjenester
• frakt-, leverings- og logistikkselskaper
• kundeserviceleverandører
• leverandører av e-post- og nyhetsbrevtjenester
• leverandører av analyse- og markedsføringstjenester
• produsenter, laboratorier eller tekniske rådgivere når dette er nødvendig
• profesjonelle rådgivere, som regnskapsførere, revisorer, forsikringsselskaper og advokater
• offentlige myndigheter når utlevering er pålagt ved lov

Leverandørene kan bare behandle personopplysninger til avtalte formål og i samsvar med gjeldende personvernkrav.

Multi Coating selger ikke personopplysninger.

8. Betalingsleverandører

Multi Coating tilbyr i dag ikke betaling på nettsiden. Bestilling skjer etter dialog med kundeservice, og faktura sendes separat. Dersom vi senere innfører betaling på nettsiden, oppdateres denne erklæringen med navn på betalingsleverandør og lenke til leverandørens personvernerklæring.

Når du gjennomfører en betaling, kan personopplysninger bli behandlet direkte av betalingsleverandøren som velges i betalingsløsningen.

Betalingsleverandøren kan være selvstendig behandlingsansvarlig for deler av behandlingen, blant annet forebygging av svindel, identitetskontroll og overholdelse av finansielle regler.

Se betalingsleverandørens personvernerklæring for mer informasjon.

9. Leverandører av frakt og levering

For å levere bestillingen kan vi dele nødvendige opplysninger med den valgte transportøren. Dette kan omfatte navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse og ordre- eller leveringsreferanse.

Transportør avtales per bestilling. Vi opplyser om hvilken transportør som brukes i forbindelse med leveringen, og du finner leverandørens egen personvernerklæring på leverandørens nettsted.

Transportøren kan kontakte deg med informasjon om leveringen.

10. Overføring av personopplysninger til utlandet

Enkelte av våre leverandører kan behandle personopplysninger utenfor Norge eller Det europeiske økonomiske samarbeidsområdet (EØS).

Når personopplysninger overføres utenfor EØS, skal vi sørge for at det finnes et gyldig overføringsgrunnlag. Dette kan være:

• en beslutning fra EU-kommisjonen om tilstrekkelig beskyttelsesnivå
• EU-kommisjonens standard personvernbestemmelser
• ytterligere tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak
• et annet lovlig overføringsgrunnlag etter GDPR

Nettsiden bruker i dag tre leverandører som kan behandle personopplysninger utenfor EØS:

• Cloudflare, Inc. drifter nettsiden og spamfilteret på skjemaene.
• Plus Five Five, Inc. (Resend) sender e-postene fra skjemaene. Behandlingen skjer hovedsakelig i USA.
• Postmark (AC PM LLC) mottar tekniske leveringsrapporter om e-post sendt fra domenet vårt. Behandlingen skjer i USA. Rapportene gjelder e-postservere, ikke kunder, og er nærmere beskrevet i punkt 4 under «Drift og sikkerhet på nettsiden».

Vi har inngått databehandleravtale med Cloudflare og Resend. For begge er overføringsgrunnlaget EU-kommisjonens standard personvernbestemmelser (SCC). DMARC-rapportene behandles av AC PM LLC, som opptrer som selvstendig behandlingsansvarlig for denne tjenesten og ikke som databehandler for oss. Rapportene gjelder e-postservere og inneholder ingen opplysninger om kunder eller mottakere.

Du kan kontakte oss for å få mer informasjon om overføringer og sikkerhetstiltak.

11. Hvor lenge vi oppbevarer personopplysninger

Vi oppbevarer personopplysninger bare så lenge det er nødvendig for formålet de ble samlet inn for, eller så lenge loven krever det.

Lagringstiden kan blant annet være:

• ordre- og kundeopplysninger: så lenge det er nødvendig for å gjennomføre kjøpet, yte kundeservice og håndtere reklamasjoner
• regnskapsdokumentasjon: i perioden som kreves etter norsk regnskaps- og bokføringslovgivning
• reklamasjonsdokumentasjon: så lenge det er nødvendig for å undersøke og avgjøre saken og ivareta relevante rettigheter
• tekniske logger og sikkerhetslogger: i en begrenset periode som er nødvendig for å ivareta sikkerhet og undersøke hendelser. Driftsloggene fra nettsiden slettes automatisk etter tre døgn
• markedsføringsopplysninger: frem til du trekker tilbake samtykket eller motsetter deg videre markedsføring
• dokumentasjon av samtykke: så lenge det er nødvendig for å dokumentere at et gyldig samtykke er innhentet
• generelle henvendelser: så lenge det er rimelig nødvendig for å besvare og følge opp henvendelsen

Personopplysninger kan oppbevares lenger når det er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav, eller når dette kreves av en offentlig myndighet.

Når personopplysningene ikke lenger er nødvendige, slettes eller anonymiseres de.

12. Hvordan vi beskytter personopplysninger

Multi Coating gjennomfører egnede tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte personopplysninger mot:

• uautorisert tilgang
• utilsiktet tap
• misbruk
• endring
• utlevering
• ødeleggelse

Tiltakene kan blant annet omfatte tilgangskontroll, sikre systemer, passordbeskyttelse, kryptering der dette er hensiktsmessig, sikkerhetskopiering og begrensning av hvilke ansatte eller leverandører som har tilgang til opplysningene.

Ingen systemer kan garantere fullstendig sikkerhet. Dersom det oppstår et brudd på personopplysningssikkerheten, vil vi vurdere hendelsen og varsle Datatilsynet og berørte personer når loven krever det.

13. Dine personvernrettigheter

Med forbehold om vilkårene og begrensningene i gjeldende lovgivning kan du ha følgende rettigheter:

Rett til innsyn

Du kan be om bekreftelse på om vi behandler personopplysninger om deg, og få en kopi av opplysningene.

Rett til retting

Du kan be om at uriktige eller ufullstendige personopplysninger blir rettet.

Rett til sletting

Du kan be om at personopplysningene dine slettes dersom vi ikke lenger har et lovlig grunnlag eller en rettslig plikt til å oppbevare dem.

Rett til begrensning

Du kan i enkelte tilfeller be om at behandlingen av personopplysningene begrenses.

Rett til dataportabilitet

Når behandlingen er basert på samtykke eller avtale og utføres automatisk, kan du be om å få relevante personopplysninger i et strukturert, alminnelig brukt og maskinlesbart format.

Rett til å protestere

Du kan protestere mot behandling som er basert på våre berettigede interesser.

Du har alltid rett til å protestere mot at personopplysningene dine brukes til direkte markedsføring.

Rett til å trekke tilbake samtykke

Når behandlingen er basert på samtykke, kan du når som helst trekke samtykket tilbake.

Rett til å klage

Du har rett til å klage på vår behandling av personopplysninger til:

Datatilsynet
Nettsted: www.datatilsynet.no

Du kan også kontakte personvernmyndigheten i landet der du bor eller arbeider.

14. Slik bruker du rettighetene dine

Hvis du ønsker å benytte deg av personvernrettighetene dine, kan du kontakte oss på:

• E-post: contact@multicoating.no
• Emnefelt: «Personvernforespørsel»

Beskriv hvilken rettighet du ønsker å benytte, og gi oss tilstrekkelige opplysninger til å identifisere de relevante personopplysningene.

Vi kan be om ytterligere informasjon for å bekrefte identiteten din før vi svarer. Dette er nødvendig for å forhindre at personopplysninger blir utlevert til uvedkommende.

Vi svarer uten ugrunnet opphold og normalt senest innen én måned. Fristen kan forlenges når loven tillater det, dersom forespørselen er særlig komplisert eller det er sendt inn flere forespørsler.

Det er normalt gratis å benytte personvernrettighetene. Dersom en forespørsel er åpenbart grunnløs eller overdreven, kan vi kreve et rimelig gebyr eller avvise forespørselen når loven tillater det.

15. Automatiserte avgjørelser

Multi Coating tar normalt ikke avgjørelser som har rettslige eller tilsvarende betydelige konsekvenser, utelukkende basert på automatisert behandling.

Dersom dette endres, vil vi gi informasjonen som kreves etter gjeldende lovgivning.

16. Barns personopplysninger

Produktene og nettsiden vår er ikke rettet mot barn.

Vi samler ikke bevisst inn personopplysninger fra barn med mindre dette er nødvendig og lovlig. Dersom du mener at et barn har gitt oss personopplysninger uten nødvendig tillatelse, kan du kontakte oss slik at vi kan undersøke saken og eventuelt slette opplysningene.

17. Lenker til andre nettsteder

Nettsiden vår kan inneholde lenker til nettsteder som drives av tredjeparter.

Multi Coating er ikke ansvarlig for innholdet, sikkerheten eller personvernpraksisen på eksterne nettsteder. Vi anbefaler at du leser personvernerklæringen på hvert nettsted du besøker.

18. Sosiale medier

Dersom du kontakter eller samhandler med Multi Coating gjennom sosiale medier, kan leverandøren av den sosiale medieplattformen også behandle personopplysninger om deg.

Leverandørens behandling reguleres av leverandørens egne personvernerklæringer og innstillinger. Multi Coating kan behandle opplysninger som er nødvendige for å svare på henvendelser, administrere sidene våre og kommunisere med kunder.

19. Endringer i personvernerklæringen

Vi kan oppdatere denne personvernerklæringen dersom tjenestene, nettsiden eller behandlingsaktivitetene våre endres, eller dersom regelverket blir oppdatert.

Gjeldende versjon publiseres på nettsiden med datoen for siste oppdatering.

Vesentlige endringer kan bli kommunisert gjennom nettsiden eller på en annen egnet måte.

20. Kontakt oss

Dersom du har spørsmål om denne personvernerklæringen, hvordan vi behandler personopplysninger eller hvordan du kan bruke rettighetene dine, kan du kontakte:

Multi Coating AS
Adresse: Hagatjernveien 5, 3050 Mjøndalen
Telefon: 913 09 374
E-post: contact@multicoating.no